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会议室由多个部门使用，参加会议的人员也经常发生变化。会议室使用的是纸质桌牌，每次都要根据不同的参会人员重新打印更换桌牌，还会遇到临时参会人员没有桌牌的尴尬。开会需要准备大量的纸质资料，不仅浪费资源做会议记录时也很麻烦。会议室各类多媒体装备管理也很繁杂，开会前需要做好各类准备，往往会有疏忽遗漏导致会议效果降低。这种传统式的会议方式使开会效率降低，所以很多企业选取将传统会议室升级为智能会议室。
智能会议室有效避免各类情况的发生，智能会议室需要配备高质素的视频会议装备，如视频会议摄像头、麦克风、投影仪等，给予高质素的视频和音频体验，使参会人员更加投入会议，视频会议双方犹如面对面开会，做到高效率率协作。
金沃视讯智能会议室应对方案，可以做到无线传输，支撑移动装备和多人协作，支撑各类电子装备连接，如笔记本电脑、平板电脑和智能手机等，参会者可以在任意地方和装备上参加会议。并且可以在线共享屏幕、编辑文档，做到更加高效率的协作。
安全性更高，相对于纸质的资料，智能会议室配备安全认证和加密的工艺，不会泄露文件，保护会议内容和关键资料，以确保会议的安全性保密性。升级智能会议室可以使企业增进效率，智能协同办公，增进质素，安全性保密性更强，给企业公司带来更加高质素、便携安全的会议体验。